Cómo cobrar facturas impagadas si eres autónomo

Por qué los impagos golpean más al autónomo

Si trabajas por cuenta propia, sabes que un impago no es solo una línea roja en la contabilidad. Es un problema que afecta directamente a tu bolsillo, a tu capacidad para pagar proveedores, al alquiler de tu local o a tu propia nómina.

A diferencia de una empresa con departamento financiero y colchón de tesorería, el autónomo suele trabajar con márgenes ajustados. Una factura de 3.000 € sin cobrar puede significar no poder hacer frente a la cuota de la Seguridad Social, al IVA trimestral o a los pagos fraccionados del IRPF. Y lo paradójico es que Hacienda te exige declarar e ingresar el IVA de esa factura aunque no la hayas cobrado, salvo que cumplas los requisitos del régimen de criterio de caja.

Esta situación genera una doble injusticia: pagas impuestos sobre dinero que no has recibido y, si no actúas rápido, el plazo de prescripción avanza sin pausa.

Primer paso: reclamar antes de que sea tarde

La reacción más habitual del autónomo ante un impago es esperar. Enviar algún mensaje, llamar, dar un plazo más. Y en muchos casos esa actitud es comprensible — no quieres perder un cliente, no quieres parecer agresivo, o simplemente piensas que acabará pagando.

El problema es que cada día que pasa juega en tu contra. El plazo de prescripción de 5 años parece largo, pero las facturas se acumulan, los datos del deudor pueden cambiar, y la documentación se traspapela. Además, cuanto más tiempo dejes pasar, más difícil será demostrar que hubo una reclamación previa.

Nuestra recomendación: en cuanto una factura supere los 30 días de retraso sobre el vencimiento pactado, pasa a la acción. No hace falta empezar por la vía judicial — un primer paso firme pero profesional suele ser suficiente para recuperar un porcentaje significativo de los impagos.

Las vías de reclamación disponibles para el autónomo

Como autónomo tienes exactamente las mismas opciones legales que cualquier empresa. El proceso es idéntico, pero hay matices prácticos que conviene conocer.

Reclamación extrajudicial

Es el primer paso y, en muchos casos, el definitivo. Se trata de enviar una comunicación formal al deudor exigiendo el pago. El medio más seguro es el burofax con certificación de contenido y acuse de recibo, porque deja constancia fehaciente de que el deudor ha sido informado.

Desde 2025, esta reclamación extrajudicial tiene además un doble valor: cumple como intento previo de MASC (método alternativo de resolución de conflictos), que es un requisito obligatorio antes de presentar cualquier demanda judicial.

En nuestra experiencia, un burofax bien redactado — que identifique claramente la factura, la cantidad adeudada, los intereses de demora aplicables y el plazo para pagar antes de la vía judicial — resuelve entre el 30% y el 40% de los impagos sin necesidad de ir más allá.

Procedimiento monitorio

Si la reclamación extrajudicial no funciona, el siguiente paso es el procedimiento monitorio. Para el autónomo tiene una ventaja importante: si la factura impagada es inferior a 2.000 €, no es obligatoria la intervención de abogado ni procurador, lo que reduce los costes.

Sin embargo, incluso para importes bajos, contar con asistencia profesional aumenta significativamente las probabilidades de éxito. Un error en la petición inicial — como no adjuntar correctamente la documentación o no identificar bien al deudor — puede retrasar el proceso semanas.

Juicio verbal u ordinario

Si el deudor se opone al monitorio, el procedimiento se transforma en juicio. Para deudas de hasta 6.000 €, se tramita como juicio verbal (más rápido). Por encima de esa cantidad, como juicio ordinario. En ambos casos, se requiere abogado y procurador si la cuantía supera los 2.000 €.

Los intereses de demora: tu derecho como acreedor

Muchos autónomos no saben que, además del importe de la factura, tienen derecho a reclamar intereses de demora. La Ley 3/2004 de medidas contra la morosidad en operaciones comerciales establece que, en transacciones entre empresas o entre empresas y autónomos:

El interés de demora aplicable es el tipo de interés del BCE en el semestre correspondiente, más 8 puntos porcentuales. Este interés se devenga automáticamente desde el día siguiente al vencimiento, sin necesidad de reclamación previa.

Además, el acreedor tiene derecho a reclamar una indemnización fija de 40 € por los costes de cobro (art. 8 de la Ley 3/2004), compatible con la reclamación de intereses y de otros gastos de cobro que se puedan acreditar.

Plazos de pago: lo que dice la ley

La Ley 3/2004 establece plazos máximos de pago para operaciones comerciales. Conocerlos te ayuda a saber exactamente cuándo tu factura entra en situación de impago:

Si no habéis pactado plazo de pago, el plazo legal por defecto entre empresas y autónomos es de 30 días naturales desde la entrega del bien o prestación del servicio (art. 4.1 Ley 3/2004). Cualquier pacto que amplíe este plazo más allá de 60 días se considera nulo.

Qué documentación necesitas para reclamar

Antes de iniciar cualquier reclamación, asegúrate de tener en orden la siguiente documentación:

La factura

Parece obvio, pero la factura es el documento fundamental. Debe cumplir todos los requisitos del Reglamento de Facturación (RD 1619/2012): tus datos fiscales, los del cliente, número de factura, fecha, descripción del servicio, base imponible, IVA e importe total. Una factura con defectos formales puede dar argumentos al deudor para oponerse.

Prueba de la prestación del servicio

Albaranes firmados, hojas de trabajo, entregables digitales con registro de envío, correos de aprobación del trabajo, actas de reuniones. Todo lo que demuestre que tú cumpliste tu parte del acuerdo.

Comunicaciones con el cliente

Correos electrónicos, mensajes de WhatsApp, mensajes en plataformas de gestión de proyectos. Si el cliente ha reconocido la deuda en alguna comunicación (aunque sea un "te pago la semana que viene"), eso tiene valor probatorio.

Contrato o presupuesto aceptado

Si tienes un contrato firmado, es la prueba más sólida. Si no hay contrato formal, un presupuesto aceptado por correo electrónico también funciona. Si no tienes ni una cosa ni otra, la factura y la prueba de prestación del servicio serán tu base.

Para un listado completo, consulta nuestro artículo sobre qué documentación necesitas para reclamar una deuda.

Cómo protegerte de futuros impagos

Reclamar una factura impagada es necesario, pero prevenirlo es todavía mejor. Estas son las medidas que más funcionan en la práctica:

Trabaja siempre con presupuesto aceptado por escrito

Un correo electrónico con "De acuerdo, adelante" es suficiente para acreditar la aceptación de un presupuesto. No necesitas un contrato complejo para cada trabajo, pero sí un documento que refleje qué vas a hacer, cuánto vas a cobrar y cuándo te van a pagar.

Cobra una parte por adelantado

En muchos sectores es habitual cobrar entre un 30% y un 50% antes de empezar el trabajo. Esto reduce tu exposición al impago y, de paso, filtra a los clientes que no tienen intención de pagar.

Factura rápido y con plazos claros

No retrases la emisión de facturas. Cuanto antes emitas la factura, antes vence y antes puedes reclamar si hay impago. Incluye siempre una fecha de vencimiento explícita.

Incluye una cláusula de intereses de demora

En tus presupuestos o contratos, incluye una cláusula que establezca los intereses de demora aplicables en caso de impago. Aunque la ley ya los prevé, tenerlos por escrito en el acuerdo refuerza tu posición y actúa como disuasión.

Preguntas frecuentes del autónomo ante un impago

¿Puedo reclamar si no tengo contrato firmado?

Sí. En España, los contratos verbales son válidos (art. 1278 del Código Civil). El problema no es la validez del acuerdo, sino la prueba. Si no tienes contrato firmado, necesitarás acreditar la existencia del acuerdo y la prestación del servicio por otros medios: facturas, albaranes, correos electrónicos, mensajes, testigos.

¿Merece la pena reclamar importes pequeños?

Depende del importe y de las circunstancias. Para facturas inferiores a 2.000 €, el monitorio es sencillo y no requiere abogado obligatoriamente. Para importes muy pequeños (menos de 300-500 €), el coste de un burofax y la gestión puede no compensar. La reclamación extrajudicial por correo electrónico puede ser una primera opción razonable en estos casos.

¿Qué hago si mi cliente ha cerrado la empresa?

Si el cliente era una sociedad que se ha disuelto o está en concurso de acreedores, la reclamación se complica. Deberás comunicar tu crédito al administrador concursal (si hay concurso) o valorar la acción de responsabilidad contra los administradores de la sociedad si han actuado de forma negligente (art. 236 y ss. de la Ley de Sociedades de Capital).

¿Puedo deducirme la factura impagada como gasto?

No directamente. Las facturas impagadas no son un gasto deducible en sí mismas. Lo que puedes hacer es provisionar la deuda como de dudoso cobro (si han pasado más de 6 meses desde el vencimiento y puedes acreditar la reclamación) y deducir esa provisión en tu declaración del IRPF o IS.