Qué documentación necesitas para reclamar una deuda

Por qué la documentación marca la diferencia

Hemos visto casos en los que un acreedor tenía todo el derecho a cobrar pero no podía demostrarlo. Un contrato verbal sin ningún soporte escrito, facturas emitidas sin cumplir los requisitos formales, o comunicaciones de reclamación que no se conservaron. El resultado es siempre el mismo: la reclamación se complica, se encarece y, en el peor de los casos, se pierde.

La documentación no es un trámite burocrático — es la base sobre la que se construye cualquier reclamación. El artículo 812.2 de la LEC enumera los documentos que sirven para acreditar una deuda en un procedimiento monitorio, pero incluso para una reclamación extrajudicial, disponer de la documentación correcta multiplica las posibilidades de éxito.

Documentación base para cualquier reclamación de deuda

Independientemente del tipo de deuda y de la vía que elijas, estos documentos son el punto de partida de toda reclamación:

Factura o documento acreditativo de la deuda

La factura es el documento más habitual, pero no es el único. También sirven: albaranes de entrega firmados, recibos, certificaciones de obra, pagarés, cheques, reconocimientos de deuda, y liquidaciones aprobadas en junta (para comunidades de propietarios). Lo importante es que el documento identifique la cantidad adeudada, el acreedor, el deudor y la fecha de vencimiento.

Contrato o acuerdo entre las partes

Si existe un contrato escrito (de prestación de servicios, compraventa, arrendamiento, suministro, etc.), es una prueba fundamental. El contrato establece las condiciones del acuerdo: qué se pactó, cuánto se debía pagar, en qué plazo, y qué consecuencias tenía el incumplimiento. Si no hay contrato formal, un presupuesto aceptado por correo electrónico tiene valor contractual.

Prueba de la prestación o entrega

Acreditar que el acreedor cumplió su parte es esencial, sobre todo si el deudor alega que el servicio no se prestó o que el producto no se entregó. Albaranes de entrega firmados por el receptor, informes de trabajo, entregables digitales con registro de envío, actas de reuniones, y correos de conformidad son las pruebas más habituales.

Comunicaciones de reclamación previas

Todos los intentos previos de cobro deben documentarse: correos electrónicos, mensajes, y especialmente el burofax de reclamación con su certificación de contenido y acuse de recibo. Estas comunicaciones acreditan que el acreedor ha sido diligente y que el deudor ha tenido la oportunidad de pagar.

Certificado MASC

Desde 2025, antes de presentar cualquier demanda judicial es necesario acreditar que se ha intentado una resolución extrajudicial del conflicto (MASC). El certificado que lo acredita — ya sea un burofax con los requisitos legales, un acta de mediación, o un informe del servicio de conciliación utilizado — debe acompañar a la demanda.

Documentación específica según el tipo de deuda

Facturas comerciales entre empresas o autónomos

Además de la documentación base, para las facturas comerciales conviene aportar el pedido o confirmación del encargo, la factura conforme al Reglamento de Facturación (RD 1619/2012), y si aplica la Ley 3/2004, la liquidación de intereses de demora y la indemnización de 40 € por costes de cobro.

Cuotas de comunidad de propietarios

Las cuotas de comunidad requieren documentación específica del artículo 21 de la LPH: acta de la junta que aprueba la liquidación de la deuda, certificado del secretario-administrador con V.º B.º del presidente, notificación fehaciente al moroso (burofax), y nota simple del Registro de la Propiedad que identifique al titular del inmueble.

Alquileres impagados

Para la reclamación de rentas de alquiler: contrato de arrendamiento vigente, recibos o justificantes de las rentas pagadas (para contrastar con las impagadas), depósito de fianza en el organismo autonómico correspondiente, y requerimiento previo al inquilino.

Deudas entre empresas y carteras de impagados

Para reclamaciones B2B con múltiples facturas: un listado detallado de las facturas con número, fecha, vencimiento e importe, los contratos marco o condiciones generales de contratación si los hay, y la consulta del Registro Mercantil que confirme que la empresa deudora está activa y la identidad de sus administradores.

Documentación según la vía de reclamación

Para la reclamación extrajudicial

Técnicamente, el burofax es suficiente para la fase extrajudicial. Pero cuanta más documentación tengas preparada, mejor podrás redactar la reclamación y más presión ejercerás sobre el deudor. Si el burofax detalla facturas, importes, intereses y fechas concretas, el deudor percibe que estás preparado para ir a juicio, lo que aumenta la probabilidad de pago voluntario.

Para el procedimiento monitorio

El artículo 812.2 de la LEC establece que la petición de monitorio debe ir acompañada de documentos que constituyan un principio de prueba del derecho del peticionario. No se exige prueba plena (eso corresponde al juicio), pero sí documentos suficientes para que el juzgado admita la petición: facturas, albaranes, contratos, burofaxes, y el certificado MASC.

Para el juicio declarativo

Si la reclamación llega a juicio (verbal u ordinario), la exigencia probatoria es mayor. Además de la documentación base, pueden ser necesarios informes periciales (por ejemplo, para acreditar el valor de un servicio prestado), testigos, y documentación contable. El abogado que dirija el caso te indicará qué pruebas concretas necesita preparar.

Errores documentales que debes evitar

Facturas que no cumplen los requisitos formales

Una factura sin número, sin fecha, sin CIF del cliente, o sin desglose de IVA puede ser cuestionada por el deudor. Antes de reclamar, revisa que tus facturas cumplen el Reglamento de Facturación. Si hay defectos, puedes emitir una factura rectificativa antes de iniciar la reclamación.

No conservar los acuses de recibo

Enviar un burofax y no guardar el resguardo con el acuse de recibo es un error sorprendentemente común. Conserva siempre el resguardo del envío, la copia con la certificación de contenido, y el acuse de recibo. Si lo enviaste online, descarga y guarda el comprobante digital.

Comunicaciones solo por WhatsApp o llamada

Los mensajes de WhatsApp tienen cierto valor probatorio, pero presentarlos ante un juzgado requiere acreditar su autenticidad (lo que puede implicar un acta notarial de contenido del dispositivo). Las llamadas telefónicas, salvo que estén grabadas con consentimiento, no dejan rastro útil. Siempre que puedas, confirma por escrito (correo electrónico o burofax) lo que hayas hablado por teléfono o mensaje.

Preguntas frecuentes sobre documentación de reclamación

¿Puedo reclamar sin factura?

Sí, pero necesitarás otros documentos que acrediten la deuda: contrato, albaranes, presupuesto aceptado, reconocimiento de deuda, correos electrónicos donde el deudor admita deber la cantidad. La factura es el documento más directo, pero no es el único válido según el artículo 812.2 de la LEC.

¿Los correos electrónicos sirven como prueba?

Sí, los correos electrónicos son admisibles como prueba documental en los tribunales españoles (art. 299.2 LEC). Su valor probatorio dependerá de que se pueda acreditar su autenticidad y que no han sido manipulados. Conserva los correos originales (no reenvíos) y, si es posible, obtén una certificación de su contenido por un tercero de confianza.

¿Qué hago si he perdido documentación?

Intenta reconstruir la documentación: solicita duplicados de facturas a tu programa de facturación, recupera correos del servidor, pide copias de contratos al deudor (si todavía mantenéis comunicación) o al intermediario que participó en la operación. Si la documentación es irrecuperable, un profesional puede valorar si con lo que tienes es viable reclamar.