Primero: exige un motivo concreto
Pide que el cliente identifique por escrito la factura, el concepto discutido, la causa y los documentos en que se apoya. “No conforme” o “rechazada en plataforma” no permite saber si debes corregir un dato o defender la prestación.
| Tipo de rechazo | Comprobación | Respuesta documental |
|---|---|---|
| Formal o fiscal | NIF, destinatario, fecha, numeración, impuestos | Corregir por el cauce procedente y conservar trazabilidad |
| Administrativo | Pedido, centro de coste, portal o persona aprobadora | Aportar referencia y acreditar presentación |
| Precio o alcance | Presupuesto, cambios y autorizaciones | Conciliar cada concepto con lo pactado |
| Calidad o incumplimiento | Incidencia, fecha, gravedad y subsanación | Responder con entregas, partes y comunicaciones |
| Pago o identidad | Transferencias, abonos, sociedad contratante | Conciliar cuenta y razón social |
Rectifica solo lo que sea realmente incorrecto
Un error de identificación o cálculo no es lo mismo que una disputa sobre la prestación. Si procede una rectificación, conserva la factura original, la comunicación del cliente y el nuevo documento. Si la factura es correcta, responde a la objeción sin emitir documentos contradictorios para forzar su aceptación administrativa.
- No cambies la sociedad deudora sin comprobar quién contrató.
- No ocultes descuentos o abonos ya acordados.
- No aceptes una objeción genérica como renuncia al crédito.
- No mezcles principal, intereses y costes de cobro en una sola cifra sin desglose.
Ordena una cronología verificable
- Oferta, presupuesto o pedido.
- Aceptación y modificaciones autorizadas.
- Entrega, prestación o puesta a disposición.
- Emisión y recepción de la factura.
- Objeción, respuesta y posibles subsanaciones.
- Vencimiento, pagos y saldo pendiente.
Si falta un contrato o un albarán, consulta las guías sobre facturas sin contrato escrito y facturas sin albarán firmado.
Plazos de pago y procedimientos de aceptación
En operaciones comerciales, el artículo 4 de la Ley 3/2004 regula los plazos de pago y contempla procedimientos de aceptación o comprobación de bienes o servicios. Su existencia no convierte cualquier rechazo unilateral en decisivo: hay que revisar lo pactado, el cumplimiento y los límites legales aplicables al caso.
Una objeción útil debe poder conectarse con una obligación concreta y con hechos comprobables.Criterio práctico de gestión de controversias B2B.
Del desacuerdo al requerimiento
Responde punto por punto, fija el saldo que consideras debido y ofrece un cauce razonable para revisar documentos. Cuando el conflicto no se resuelva, formula un requerimiento que deje constancia del importe, vencimiento, fundamento y propuesta de negociación.
El generador de requerimiento ayuda a estructurar el borrador. Si existe una parte aceptada, documéntala de manera separada antes de decidir cómo reclamar el resto.
Preguntas frecuentes
¿Rechazar la factura elimina la deuda?
No existe una respuesta automática. Debe analizarse si hubo acuerdo, si la prestación se cumplió, cuál es la objeción y qué documentos la respaldan. Una etiqueta interna del cliente no decide por sí sola la controversia.
¿Debo emitir una factura rectificativa?
Solo cuando exista una razón fiscal o económica que realmente exija rectificar. No conviene alterar una factura correcta únicamente para borrar el rastro de una discrepancia comercial.
¿Puedo reclamar la parte no discutida?
Debe comprobarse si esa parte puede identificarse y calcularse de forma separada. Documentar qué importe se acepta y cuál se discute ayuda a delimitar el conflicto.
Fuentes oficiales
Reclamar una deuda empresarial